KAIZEN de Toyota. La llave de tu éxito

QUE ES KAIZEN

El sistema de producción Toyota fue construido exitosamente con base en la filosofía KAIZEN desde hace décadas y hasta nuestros días.
La razón principal para este éxito duradero es que todos en la compañía, empezando por la alta gerencia, están comprometidos. (Imai, 2008)

Como expone Masaaki Imai, uno de los secretos de Toyota es la aplicación de lo que se considera como el principio de la mejora continua: KAIZEN.

A mediados de los años ochenta (1986) Masaaki Imai publicó el libro “The key to Japan´s Competitive Success” en donde se presentó este término como uno de los factores fundamentales para la competitividad de las empresas japonesas.

Llegados a este punto, conviene saber qué es kaizen y cómo podemos aplicarlo a nuestras vidas.

LOS ORÍGENES DEL SISTEMA KAIZEN

Al terminar la Segunda Guerra Mundial, Japón era un país con un futuro que se antojaba poco prometedor. Su industria era un desastre, tanto que ni los propios japoneses quería comprar sus productos.

Al otro lado del pacífico, el profesor William Edwards Deming, experto estadounidense en control de calidad, estaba desarrollando una metodología totalmente novedosa, basada en eliminar las funciones departamentales y dar más participación a las ideas innovadoras de los trabajadores.

Fruto de las conferencias impartidas por este experto y por otros del mismo calado como Joseph M. Juran, ingeniero de origen rumano experto en procesos de calidad y el japonés Kaoru Ishikawa, creador del sistema de control de calidad en Japón; nace la principal estrategia del management japonés, lo que ellos denominarán “Administración Kaizen”.

DEFINICIÓN DE KAIZEN

Literalmente KAIZEN se deriva de dos Kanjis japoneses: KAI (Cambio) y ZEN (Bueno) Masaaki Imai  en un segundo intento por definir KAIZEN menciona:

“Mejoramiento continuo, pero mejoramiento todos los días, a cada momento, realizado por todos los empleados de la organización, en cualquier lugar de la empresa. Y que va de pequeñas mejoras incrementales a innovaciones drásticas y radicales”

El eje de estos cambios es la gente que está en la operación, al final del día son ellos quienes conocen mejor el proceso y como parte de su trabajo diario debe estar la búsqueda constante por estas mejoras.

El sistema kaizen esta basado en la creencia de que todo ser humano puede contribuir a mejorar su lugar de trabajo.

La mayor inversión se aplica en esfuerzo y capacitación, no en dinero.

¿CÓMO SABER SI CONVIENE IMPLEMENTAR EL SISTEMA KAIZEN EN MI EMPRESA?

Kaizen es un camino, una forma de hacer las cosas, nunca un fin en si mismo. Es una estrategia que siempre tiene como objetivo la satisfacción del consumidor y que se basa en eliminar de la empresa todas aquellas actividades que no agregan valor a la compañía. Es decir, que no den dinero.

El mensaje KAIZEN es que no debe pasar ni un sólo día en la compañía sin que se haya hecho alguna mejora encaminada a incrementar la satisfacción del cliente, del tipo que sea.

Para saber si te conviene implementar el sistema kaizen en tu empresa, marca con una X si detectas alguno de estos problemas en ella:

¿Problemas de comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa?
¿Proyectos clave con atrasos?, ¿Se pone-con frecuencia- el foco en cosas irrelevantes?
¿Evasión de responsabilidades al no estar bien definidas ni estructuradas?
¿Altos niveles de insatisfacción de los clientes?
¿Errores de la gente a pesar de las buenas intenciones?
¿No existe la pasión, involucramiento, identificación, orgullo ni el fervor entre los miembros de la empresa?

¿Y bien…?, estoy seguro que has marcado al mismo 4 o 5 equis, ¿Me equivoco?

¿POR QUÉ LAS EMPRESAS PERSISTEN EN NO HACER CAMBIOS PARA MEJORAR?

Existen 3 factores que lo explican:

1- El comportamiento humano: fundamentalmente el EGO, la competitividad mal entendida, ambientes laborales tóxicos, dirección poco formada..

2- El uso inadecuado de herramientas para solución de problemas: es decir, falta de mentalidad de formación en la empresa. Escaso interés por el aprendizaje constante y la inversión en formación.
3- Definición errónea de los objetivos: estrategias cortoplacistas, cambio constante de las prioridades, decisiones contradictorias…tiempo y dinero tirados a la basura.

“En muchas de las empresas de servicios se observa una constante: no existe un marco propicio para el desarrollo exitoso de iniciativas de mejora”.

LOS SEIS PASOS DE KAIZEN (6 S)

Para implementar un sistema kaizen en cualquier empresa es imprescindible crear condiciones de trabajo que eviten la desmotivación y faciliten la realización del trabajo.

1. SEIRE (Seleccionar)

  • Separar lo necesario de lo innecesario
  • Eliminar lo innecesario
  • Definir estrategias para solucionar lo necesario

2. SEITON. (Organizar)

  • Definir procesos que reduzcan los tiempos de reacción
  • Establecer objetivos a corto, medio y largo plazo
  • Organizar vías de comunicación rápidas y sencillas

3. SEISO. (Limpiar)

  • Eliminar tareas fuera del foco de los objetivos
  • Invertir sólo en los recursos que favorezcan el alcanzar dichos objetivos
  • Redirigir los elementos o personas discordantes con dichos objetivos

4. SEIKETSU. (Estandarizar)

En base a lo anterior creamos el flujo de estándares de trabajo:

  • Definición de responsabilidades
  • Sistemas de detección de “fugas” en los objetivos
  • Creación de sistemas de resolución de incidencias y mediciones de tiempos

5. SHITSUKE. (Disciplina)

Se refiere a la formación de hábitos. La disciplina es respetar las reglas del juego, los acuerdos y los compromisos:

Procedimiento para formar hábitos:

  • Establecer la conducta deseada
  • Asegurar la comunicación.
  • Hacer sentir responsable a la gente de lo que hace.
  • Elevar la autoestima de las personas.
  • Hacer reforzamiento positivo cuando se hagan bien las cosas.
  • Señalar los errores y asegurar su corrección.

6. SHITSUMON. (Por qué)

Esta herramienta se basa en preguntas en cadena acerca de una probable causa de defecto o de un problema en concreto. Así, cada pregunta descubre la razón del eslabón anterior y no se estanca en el primero, llegando así a la raíz del problema.

Por ejemplo:

Q1: ¿Por qué se ha quejado este cliente?
R1: Porque se tardó mucho en resolver su incidencia.
Q2: ¿Por qué se tardó?
R2: Porque el analista no lo leyó.
Q3: ¿Por qué el analista no registró la incidencia?
R3: Porque no le llegó a tiempo
Q4: ¿Por qué no le llegó a tiempo?
R4: Porque estaba con otras incidencias y no la pudo atender
Q5: ¿Por qué no le dio tiempo a gestionar ambas incidencias?
R5: Porque tiene que resolver personalmente las incidencias y no está para recoger más.

Como se aprecia en el ejemplo, el cuestionamiento provoca que se profundice en las razones del problema, lo que evita quedar atrapado en las causas conocidas.

PLANIFICAR-HACER-REVISAR-ACTUAR (EL CICLO PHRA)

El ciclo PHRA o PDCA por sus siglas en ingles, son una serie de actividades que la empresa ha de interiorizar hasta el punto de crear un hábito o rueda de la excelencia:

PLANIFICAR: Estudiar la situación de partida, definir los problemas y analizarlos, determinar sus causas y establecer la estrategia de mejora.

HACER: Ejecutar el plan definido en la etapa anterior.

REVISAR: Ver si funcionan las mejoras implementadas y se ajustan a la realidad última de la empresa.

ACTUAR: Estandarizar los nuevos procesos creados en base a la rueda productiva.

EN RESUMEN..

Kaizen demanda una constancia y disciplina a prueba de bombas y no precisamente por parte de los empleados… es una iniciativa que no se ha explotado por empresas españolas-en su mayoría- mucho menos por las de corte familiar….. y la pregunta es ¿por qué? o más bien Shitsumon?

 

 

2 comentarios

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